Digitalización
de Documentos Consulares Italianos
El consulado italiano
de Buenos Aires tiene empadronados mas de 206.000
Italianos, 42000 en Lomas de Zamora y 38.000 en Morón, en
total 340.000
Ciudadanos.
Para asistir y brindar servicios a estas personas cuentan
con 123 empleados
Distribuidos de la siguiente manera. Buenos Aires 88,
Lomas de Zamora 18
Morón 17.
En el archivo del CG de Buenos Aires hay mas de 130.000
expedientes. En cada uno puede haber de 10 a 15 personas. Cuenta con 6
empleados.
El CG BA ti ene 90 PC
y su propia red informática con
un Server central que contiene la base de datos de los italianos residentes en
la jurisdicción. Consular,
Productividad
Desde enero a Noviembre 2002, se emitieron 24.388
pasaporte, se efectuaron 3902
Enrolamientos y
se transcribieron 22.486 certificados de
estado civil.
El aumento exponencial de demandas de ciudadanía italiana en los últimos años, provoco un importante incremento de documentos a clasificar, archivar, fotocopiar.
Si se considera que la documentación a presentar para
obtener la ciudadanía italiana por bisabuelo
italiano consta al menos de 15 partidas
mas sus respectivas traducciones hace un total de 30 documentos. por
grupo familiar.-
Los consulados en Argentina tienen mas de 50.000 turnos
reprogramados para los próximos años ( Morón 2011, Buenos Aires y Rosario 2006)
x 30 documentos cada grupo familiar
harían un total de 1.5 millones de
documentos.
En Peru, los turnos para ciudadania estan bloqueados
hasta el 2010
Por este motivo es que me permito de presentar un
proyecto de digitalización de documentos consulares, por el cual todos los
clientes consulares presenten a la oficina de estado-civil ciudadanía su documentación en un CD y a su vez los
consulados digitalicen la documentación ya
existente
Por que digitalizar la
documentación?
La creciente necesidad de información ha provocado la
necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma
fácil, rápida, segura y económica
.Digitalización es la conversión de documentos en papel a
imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en
una Computadora personal.
Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas
en segundos
. Desventajas del archivo en papel
|
Ventajas de la digitalización de
documentos |
OCR - Reconocimiento de Texto
Con la OCR se pueden
convertir los documentos en papel a formato electrónico, como HTML,
ASCII, Word, TIFF, PDF.
CD-ROM
Es el medio ideal para publicaciones periódicas,
catálogos y manuales, librerías virtuales de documentos, ya que ofrece un
acceso fácil y práctico a la información.
La información se organiza y consulta fácilmente por medio de índices,
tablas de contenido y máquina de búsqueda integrada.
INTERNET - INTRANET
Los documentos electrónicos pueden ser publicados en su
red local (LAN), red amplia (WAN) o la red Internet por medio de un servidor de
documentos. A través de la red se distribuye fácil y rápidamente la
información, permitiendo mantener permanentemente actualizado al personal de la
empresa.
La Intranet/Internet puede además integrar aplicaciones
de colaboración de grupos de trabajo, consulta a bases de datos, formas de
retroalimentación, encuestas, evaluaciones, etc. lo cual enriquece y añade
valor a sus documentos.
1) DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL
ü Preparación y clasificación.
ü Digitalización en blanco y negro, escala de grises y
color.
ü Conversión a diferentes formatos: PDF, TIF, JPG, ...
ü OCR de documentos. Creación de índices. Gestión
documental para la búsqueda de documentos por su contenido. Alertas de
información.
ü Volcado a soportes en CD, DVD, disco duro.
(2) DIGITALIZACIÓN DE MICROFILM
ü Conversión de fotogramas en microfilm a formato
digital, de películas 16 y 35 mm.
ü Creación de índices de las películas entregadas.
ü OCR de fotogramas. Creación de índices. Gestión
documental para la búsqueda de documentos por su contenido. Alertas de
información.
ü Volcado a soportes en CD, DVD, disco duro.
(3) MÁQUINAS
ü Escáners para la
digitalización de documentos en papel, (blanco/negro y color) de medio y alto
volumen
ü Escáners para la
digitalización de microfilm: jacket y películas de 16 mm. y 35 mm.
ü Servidores de redes Intranet,
Extranet, para almacenamiento de documentos
Por lo expuesto anteriormente se propone la digitalización
de los archivos consulares italianos especialmente en Latinoamérica y se
propone la presentación de la
Documentación ( partidas) para la oficina estado civil en
CD además de presentación en papel.
De esta manera se podrían ingresar los datos directamente
en la red consular.
Referencias
http://designs-services.com/Spanish/digi.html
www.consitalia-bsas.org.ar guía de servicios consulares 2002